Секреты Smile-Expo: выбираем площадку

Как выбрать идеальную площадку для мероприятия? Секреты Smile-Expo

Выбор площадки — важный этап в подготовке мероприятия. Но как выбрать подходящую? Какие параметры важны, а какими можно пренебречь? Сегодня мы поделимся секретом, по каким критериям команда Smile-Expo подбирает площадки для проведения международных мероприятий.

I. Чем нельзя пренебречь

Бюджет. Самый важный пункт из всего списка. Каждая площадка озвучивает свою собственную стоимость. Крупные и знаменитые просят много, а у небольших и малоизвестных — запросы поскромнее. Здесь все просто: если стоимость аренды вписывается в бюджет — площадку можно рассматривать; если не вписывается — ищем далее.

Местоположение. Если мероприятие нужно провести в другой стране, то сперва выбирается город. Чаще всего выбираются столицы — из-за развитой инфраструктуры и большего количества потенциальных посетителей (по этим же причинам всегда лучше проводить мероприятия в мегаполисах — реклама действует эффективнее). Но нужно учитывать, что в столицах часто завышенные цены на аренду площадки.

Если по тем или иным причинам в столицу попасть не получается — стоит рассмотреть второй по величине город, третий и так далее. При этом лучше отдать предпочтение туристическим городам — здесь участникам мероприятия заодно будет что посмотреть, кроме конференц-зала.

С городом разобрались. Но как быть с местом в самом городе? Ответ прост: чем ближе к центру, тем лучше. Обычно здесь сама атмосфера другая — располагает посетителей к приятному времяпровождению. Мало кто захочет поехать на окраину города, особенно если до нее долго добираться.

Простой пример — Москва. Мы обычно выбираем площадки, которые находятся в пределах Садового кольца. Если и там не получается — следует рассмотреть пределы Третьего транспортного кольца.

Размер площадки. Этот показатель всецело зависит от того, сколько на мероприятии будет народу. Всегда лучше брать с небольшим запасом — в пределах 10-15%. Другими словами, если условное мероприятие рассчитано на 1000 человек, то зал нужно арендовать так, чтобы в него поместилось 1150 посетителей.

Но размер помещения может сыграть и злую шутку с организаторами. Бывает так, что на площадке очень много свободного места. И вроде вы видите, что количество людей ровно такое, какое и должно быть, но вот незадача — все разбрелись по сторонам и в зале как будто пусто. Пустое пространство создает впечатление, что на мероприятие пришло меньше людей, что им не заинтересовались.

Куратор мероприятий Smile-Expo Янина Воловик вспоминает один случай из практики:

«Однажды мы делали мероприятие в другой стране. Директор площадки сказал нам, что конференц-зал рассчитан на определенное количество посадочных мест. А по факту оказалось, что зал на самом деле меньше — пришлось срочно искать стулья, чтобы рассадить людей, поскольку пришло больше, чем ожидалось».

Интерьер площадки. Тематика внутреннего убранства должна соответствовать конференции. Но если провести конференцию по квантовым технологиям в помпезном отеле с вычурными пухлыми диванами и резными креслами — у посетителей появится закономерный вопрос: «А я вообще туда пришел?» Атмосфера площадки должна соответствовать атмосфере ивента.

О важности интерьера для тематики ивента рассуждает руководитель проектов Smile-Expo Анастасия Кулакова:

«Мероприятия, посвященные высоким технологиям, лучше проводить в технополисах. Внутри таких помещений все устроено в духе современного минимализма. А для событий игорной индустрии отлично подойдут отели» .

Конференц-зал. Необходимый элемент площадки, если формат мероприятия подразумевает конференцию. Но и здесь есть небольшой лайфхак: бывает так, что конференц-зал находится на одном этаже, а помещение под выставку — на другом. Если на мероприятии есть и то, и другое — участникам будет крайне затруднительно перемещаться вверх-вниз по этажам. Поэтому лучше предпочесть, чтобы конференц-зал находился на одном этаже с выставкой.

Подъезды и парковка. Если устраивать крупные международные ивенты, то нужно быть готовым к тому, что на них приедет много народу. Посетителям необходимо будет где-то парковать свой транспорт, поэтому большая парковка значительно упрощает дело.

Также лучше всего, если при въезде на территорию не будет шлагбаумов — даже один способен создать перед собой огромную пробку. Если гости будут долго и неудобно добираться до площадки, это может испортить первое впечатление об ивенте, которое так важно.

II. Чем можно пренебречь

Оборудование. Это замечательно, если у площадки есть в наличии современное оборудование: установлен хороший свет, налажен звук, есть все микрофоны, держатели, микшеры, кликеры, мониторы и проекторы. Но если ничего этого нет, а площадка сама по себе очень удачная — этим можно пренебречь, поскольку все необходимое оборудование можно арендовать у сторонних организаций.

Кейтеринг. Зона, где можно перекусить, безусловно, важна. Отлично, если площадка может предоставить закуски самостоятельно, но опять же — все это можно организовать через сторонние компании.

Мебель. Столы, стулья, тенсаторы, стойки, диваны, кресла, вешалки, скамьи — если все эти предметы есть на площадке — вам же меньше заботы. Если их нет — ответ такой же, как и в двух предыдущих пунктах.

Долгосрочное сотрудничество. Этот пункт можно рассматривать в качестве очень приятного бонуса. В случае если вы договоритесь с площадкой о долгосрочном сотрудничестве, вам могут предоставить как скидки, так и другие привилегии. Например, специально для вашего ивента площадка может придержать определенную дату. В результате долгосрочного сотрудничества возникает своеобразный эффект брендинга — посетители отождествляют мероприятие с площадкой и наоборот.

Итог

Каждое мероприятие индивидуально. У каждого есть свои условия и особенности. И даже одна неучтенная деталь может испортить впечатление от всего ивента. Поэтому выбирать площадку нужно с особой тщательностью.

Ближайшие события

Biohacking Conference Moscow

19 сентября 2019

Событие для тех, кто верит в безграничные возможности организма и хочет правильно ими воспользоваться. Узнайте, как сделать жизнь здоровее и комфортнее с помощью новых технологий.

Kyiv iGaming Affiliate Conference 2019

26 сентября 2019

Узнайте все об актуальных тенденциях онлайн гемблинга и партнерского маркетинга на Kyiv iGaming Affiliate Conference в сентябре!

Blockchain Conference Moscow

3 октября 2019

IX Blockchain Conference Moscow объединит ведущих криптоэкспертов, которые обсудят последствия криптозимы для отрасли, волны IEO, а также продвижение блокчейн-технологии. Узнай все о децентрализованных сервисах!

3D Print Expo 2019

4-5 октября 2019

Ежегодная выставка в России, посвященная передовым технологиям 3D-печати, сканирования и новейшим разработкам программного обеспечения